Scan tài liệu là gì?

Scan tài liệu là một cách hiệu quả để số hóa tài liệu, tiết kiệm diện tích lưu trữ, bảo vệ thông tin và chia sẻ thông tin dễ dàng. Với sự phát triển của công nghệ, việc scan tài liệu ngày càng trở nên đơn giản và tiện lợi hơn.

Xin mới các bạn đọc bài viết ” Scan tài liệu là gì ” để có thể hiểu rõ hơn về Scan.

Định nghĩa Scan tài liệu

Scan tài liệu là quá trình chuyển đổi hình ảnh hoặc văn bản từ dạng giấy tờ cứng sang định dạng kỹ thuật số (file mềm) bằng máy scan hoặc ứng dụng scan trên điện thoại. Quá trình này giúp lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn, tiết kiệm diện tích lưu trữ và bảo vệ tài liệu khỏi hư hại.

Scan tài liệu

Đọc thêm Hướng dẫn Scan tài liệu thành file PDF

Lợi ích của scan tài liệu

Tiết kiệm không gian lưu trữ:

  • Thay vì lưu trữ tài liệu giấy cồng kềnh, bạn có thể lưu trữ tài liệu scan dưới dạng file kỹ thuật số, giúp tiết kiệm đáng kể không gian lưu trữ.
  • Bạn có thể dễ dàng sắp xếp và quản lý tài liệu kỹ thuật số trên máy tính hoặc ổ cứng ngoài.
Tiết kiệm không gian lưu trữ

Bảo vệ tài liệu:

  • Tài liệu giấy dễ bị hư hỏng do ẩm mốc, mối mọt, hoặc hỏa hoạn.
  • Tài liệu scan được lưu trữ an toàn trên máy tính hoặc ổ cứng ngoài, giúp bảo vệ tài liệu khỏi các tác nhân gây hại.
  • Bạn có thể sao lưu tài liệu scan nhiều lần để đảm bảo an toàn.

Tìm kiếm nhanh chóng:

  • Với tài liệu giấy, bạn cần phải lục tung các tệp tài liệu để tìm kiếm thông tin cần thiết.
  • Với tài liệu scan, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm trên máy tính để tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
  • Bạn có thể gắn thẻ cho các tài liệu scan để dễ dàng tìm kiếm sau này.

Chia sẻ dễ dàng:

  • Việc chia sẻ tài liệu giấy khá bất tiện, đặc biệt là khi bạn cần chia sẻ với nhiều người.
  • Với tài liệu scan, bạn có thể dễ dàng chia sẻ qua email, tin nhắn, hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây.
Chia sẻ tài liệu dễ dàng

Tăng hiệu quả công việc:

  • Quét tài liệu giúp bạn tự động hóa các quy trình thủ công, ví dụ như quản lý hợp đồng, hồ sơ nhân viên, hoặc hóa đơn.
  • Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

Bảo mật thông tin:

  • Bạn có thể đặt mật khẩu cho các tài liệu scan để bảo mật thông tin.
  • Bạn có thể sử dụng các phần mềm bảo mật để mã hóa tài liệu scan.
Bảo mật thông tin

Thân thiện với môi trường:

  • Quét tài liệu giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.

Các loại máy Scan tài liệu phổ biến nhất 2024

Máy scan là thiết bị quan trọng giúp chuyển đổi tài liệu và hình ảnh sang dạng kỹ thuật số. Với sự phát triển của công nghệ, ngày nay có nhiều loại máy scan với chức năng và tính năng đa dạng, đáp ứng nhu cầu sử dụng khác nhau. Dưới đây là một số loại máy scan phổ biến:

Máy scan hình phẳng (Flatbed Scanner)

  • Loại máy scan thông dụng nhất, hoạt động tương tự như máy photocopy.
  • Phù hợp để quét tài liệu khổ A4, sách, ảnh, v.v.
  • Có độ phân giải cao, cho chất lượng hình ảnh tốt.
  • Giá thành đa dạng, phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng.
Máy scan hình phẳng

Máy scan di động (Mobile Scanner)

  • Kích thước nhỏ gọn, tiện lợi mang theo bên mình.
  • Hoạt động bằng cách quét qua tài liệu hoặc hình ảnh.
  • Chất lượng hình ảnh thường thấp hơn máy scan hình phẳng.
  • Phù hợp cho nhu cầu quét đơn giản, di chuyển thường xuyên.

 Máy scan nạp giấy (Sheet-fed Scanner)

  • Tự động nạp và quét tài liệu liên tục, tiết kiệm thời gian.
  • Phù hợp cho nhu cầu quét số lượng tài liệu lớn.
  • Tốc độ quét nhanh, độ phân giải cao.
  • Giá thành cao hơn so với máy scan hình phẳng.
Máy scan nạp giấy

Máy scan sách (Book Scanner)

  • Chuyên dụng để quét sách, tài liệu dày mà không làm hỏng gáy sách.
  • Có thể quét 2 trang sách cùng lúc, tốc độ nhanh.
  • Chất lượng hình ảnh cao, rõ nét.
  • Giá thành cao, phù hợp cho nhu cầu chuyên nghiệp.
Máy scan sách

Máy scan 3D (3D Scanner)

  • Tạo mô hình 3D của vật thể bằng cách quét laser.
  • Phù hợp cho các ứng dụng trong thiết kế, sản xuất, y tế, v.v.
  • Giá thành cao, cần kiến thức chuyên môn để sử dụng.

Hướng dẫn scan tài liệu bằng máy scan

Bước 1: Chuẩn bị

  • Máy tính có kết nối internet.
  • Máy scan hoặc máy in đa năng có chức năng scan.
  • Cáp kết nối USB (nếu cần).
  • Phần mềm scan (được cài đặt sẵn hoặc tải xuống từ nhà sản xuất máy scan/máy in).

Bước 2: Kết nối máy scan với máy tính

  • Máy scan chuyên dụng: Sử dụng cáp USB để kết nối máy scan với máy tính.
  • Máy in đa năng: Kết nối máy in với máy tính bằng cáp USB hoặc Wi-Fi.

Bước 3: Cài đặt phần mềm scan

  • Máy scan chuyên dụng: Sử dụng đĩa CD cài đặt đi kèm máy scan hoặc tải phần mềm từ trang web của nhà sản xuất.
  • Máy in đa năng: Sử dụng phần mềm đi kèm máy in hoặc tải phần mềm từ trang web của nhà sản xuất.

Bước 4: Scan tài liệu

4.1. Mở phần mềm scan

  • Windows: Nhấn Start > Devices and Printers. Chọn máy scan của bạn và nhấp chuột phải > Start Scan.
  • Mac: Nhấp vào biểu tượng Apple > System Preferences > Printers & Scanners. Chọn máy scan của bạn và nhấp vào nút Scan.

4.2. Thiết lập tùy chọn scan

  • Loại tài liệu: Chọn loại tài liệu bạn muốn scan (ảnh, văn bản, v.v.).
  • Độ phân giải: Chọn độ phân giải phù hợp với nhu cầu của bạn.
  • Kích thước trang: Chọn kích thước trang của tài liệu bạn muốn scan.
  • Màu sắc: Chọn chế độ màu scan (màu, đen trắng, xám).

4.3. Bắt đầu scan

  • Đặt tài liệu bạn muốn scan vào khay nạp giấy của máy scan.
  • Nhấp vào nút Scan để bắt đầu quét tài liệu.

Bước 5: Lưu file scan

  • Xem trước bản scan: Sau khi scan xong, bạn có thể xem trước bản scan để kiểm tra chất lượng.
  • Lưu file: Chọn vị trí lưu file scan và định dạng file (PDF, JPG, PNG, v.v.).
  • Nhấp vào nút Save để lưu file scan.

Đọc thêm Hướng dẫn scan tài liệu vào máy tính

Hướng dẫn scan tài liệu bằng điện thoại

Cách 1: Sử dụng Google Drive

  • Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive trên điện thoại.
  • Bước 2: Nhấn vào dấu “+” ở góc dưới bên phải màn hình.
  • Bước 3: Chọn Quét.
  • Bước 4: Đưa camera điện thoại vào tài liệu cần scan, căn chỉnh sao cho tài liệu nằm trong khung hình.
  • Bước 5: Nhấn nút Quét để chụp ảnh tài liệu.
  • Bước 6: Lặp lại bước 4 và 5 cho các trang tài liệu tiếp theo (nếu có).
  • Bước 7: Sau khi scan xong, nhấn vào biểu tượng  để lưu tài liệu.

Cách 2: Sử dụng ứng dụng Notes (iPhone)

  • Bước 1: Mở ứng dụng Notes trên iPhone.
  • Bước 2: Bắt đầu một ghi chú mới hoặc mở ghi chú đã có.
  • Bước 3: Nhấn vào biểu tượng camera phía trên bàn phím.
  • Bước 4: Chọn Quét tài liệu.
  • Bước 5: Đưa camera iPhone vào tài liệu cần scan, căn chỉnh sao cho tài liệu nằm trong khung hình.
  • Bước 6: Nhấn nút Chụp để chụp ảnh tài liệu.
  • Bước 7: Lặp lại bước 5 và 6 cho các trang tài liệu tiếp theo (nếu có).
  • Bước 8: Sau khi scan xong, nhấn vào Lưu.

Cách 3: Sử dụng ứng dụng scan chuyên dụng

Ngoài Google Drive và Notes, bạn có thể sử dụng các ứng dụng scan chuyên dụng như CamScanner, Adobe Scan, Microsoft Office Lens, v.v. Các ứng dụng này thường có nhiều tính năng hơn như chỉnh sửa ảnh, thêm bộ lọc, nhận diện ký tự (OCR), v.v.

Scan tài liệu là một cách hiệu quả để lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu. Bài viết này đã cung cấp cho bạn thông tin về lợi ích của scan tài liệu, các loại máy scan phổ biến, hướng dẫn cách scan tài liệu bằng máy scan và điện thoại.

Cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc hết bài viết của chúng tôi.Xin cảm ơn.

Bài viết liên quan